企業にとって電話対応業務のコスト削減と効率化をおこなうことは大きな課題です。実際に電話対応をおこなうコールセンターやヘルプデスクの業務を改善してユーザーの満足度の実現を可能とするためにはどのような解決策があるのでしょうか。
今回は電話対応をもっと安く効率的におこなうための解決策として「T-Macss」と「T-MacssLINE」を紹介します。
電話対応業務で困っていることとは？
企業が電話対応で困っていることは、大きく分けて、「ユーザーからの不満をいかに減らして満足度を高めることができるのか」という点、「いかに業務を効率化して社員の負担を軽減しながら電話対応の品質を向上させるか」という点、「いかにコスト削減ができるか」という点でしょう。
ユーザーからの不満を減らしたい
企業において電話対応業務をメインでおこなっているのは、コールセンターやヘルプデスクといった部門です。コールセンターやヘルプデスクには顧客や見込み客などのユーザーからのさまざまな内容の電話が入ってきます。
ユーザーは、待ち時間の長さや、電話がつながらないことで不満をもつことが多く全体の60％を占めるといわれています。ユーザーが不満を持つことで、営業機会の喪失や、企業自体の印象を悪くしてしまうことにつながります。
社員の負担を減らして電話対応の品質を向上させたい
電話対応業務において、ユーザーの不満度が高まるとクレームが増え、電話対応業務に関わる社員の精神的負担が高まります。
また、社員のリソースに対して電話の件数が多すぎると、電話対応の品質が落ち、待ち時間が長かったり電話がつながらないことがさらに増え、ユーザーの不満が高まるという負のスパイラルが発生してしまいます。
さらに、電話対応業務に関わる人材の離職率も高まっていきます。
電話対応業務のコストを削減したい
企業経営にとって電話対応業務は非常に重要です。一方で業務にかかるコストも大きく、いかに電話対応業務の品質を保ちながらコストを削減するかという課題は大きな悩みです。
電話対応業務をもっと安く効率的に行うには？
電話対応業務をもっと安く効率的に行うための解決策として、「電話対応業務効率化のためのサービスシステムの導入」と「通話の課金の見直し」が考えられます。ここでは、2つの解決策を紹介します。
電話対応業務効率化のためのサービスシステムの導入
企業が電話対応で困っていることに、いかにユーザーからの不満を減らし、かつ社員の負担もへらすかという点がありました。
この悩みを解決するために、コールセンターやヘルプデスクといった部門に、電話対応業務効率化のためのサービスシステムを導入して、電話をかけるユーザーにも電話を受ける社員にも不満を持たせない方法があります。
通話の秒課金サービスを導入する
通常、電話の平均通話分数は、1分30秒ほどです。特に、営業系の企業様、テレアポをされる企業様では30秒未満で終わる通話が90％以上を占めているといった統計データがあります。
一般的な電話では3分単位で課金されますので、3分以内の通話でも3分の通話料が課金されます。通話が3分以内で終わったのに3分分の通話料金がかかってしまうのはコスト的に大きな問題です。
これを解決する方法として注目されているのが、通話の秒課金サービスです。秒課金では、秒単位で課金されますので、話した分だけの通話料で済むため、大幅なコスト削減が可能となります。
T-Macssとは
T-Macssとは、コールセンターやヘルプデスクといった部門に導入することで、電話対応業務効率化をおこない、自社の現状を解決できるサービスシステムです。T-Macssは、インターネット回線とPCのみで運用開始できるため、インターネットにつながる環境であればどこでも利用可能です。
また、業務の状況に合わせて、急な案件にも素早く対応でき、必要な分だけ1席からの追加が可能なため、スケーラビリティに優れています。
さらに、新たな業務の内容が追加された場合や業務変更が必要な場合でも、豊富なオプション機能の一時利用が可能で、設定変更などは管理画面からいつでも可能な拡張機能を備えています。
T-Macssのメリット
T-Macss導入のメリットは以下の点などがあげられます。
・IVRフローやSMS配信を自社仕様にカスタマイズできるため自社に合わせた運用が可能
・ 設備費用は最低限に抑えられており、導入コストも低価格
・ 自社の課題にあわせた、導入イメージを事前にみて検討できる
・ 電話とATS（採用管理システム）をbizpiaで一元管理できる
・ 電話対応で待ち時間が発生しそうな場合は、ショートメッセージを送信
T-MacssLINEとは
T-MacssLINEとは、IPネットワークを利用した、1秒単位の課金で通話コストの削減ができる高品質型電話サービスです。
T-MacssLINEは、各大手通信事業者と大口割引制度を利用し、1秒ずつで清算をすることにより通話料金がお得となり、現在の通信費を大幅にコストダウンさせることが可能です。また、大手通信事業者の正規代理店だからこその安心もお届けします。
T-MacssLINEのメリット
T-MacssLINEは、各大手通信事業者と大口割引制度を利用し、1秒単位で契約した回線をお客様に再販提供する事で低コストを実現しています。
通常契約する分単位の課金方法と比べると、通話料を圧倒的に安く提供する事が可能です。T-MacssLINEのメリットは以下になります。
通話料金を大幅に削減できる
T-MacssLINEの秒課金は、お客様に合わせた最適課金単位での請求となります。通話明細からシミュレーションを行い、最も多い通話時間を課金単位としてご請求いたします。本当に使った分の請求額に抑えることで、通話料金を大幅に削減します。
フリーダイヤル・フリーコールでも利用できる
T-MacssLINEは、0120フリーダイヤル・0800フリーコールご利用中の番号でも利用できます。お客様が入居するビルなどに、特定の通信事業者しか引き込めないといった制約がある場合でも、インターネットを介して、大手通信事業者の着信課金などのサービスを利用できます。
他社サービスをご利用の場合でも、現在ご利用の番号を変更せずにご利用いただけ、エンドユーザー様のダイヤル方法は変わりません。
自社の状況に合わせて柔軟に対応できる
T-MacssLINEは、短期間でも使えますので自社の状況に合わせて柔軟に対応できます。たとえば、繁忙期だけ利用したい場合や、問い合わせが増えてきた場合などで試験的に使用してみることも可能です。契約期間は1カ月単位でできますので、必要な期間のみの契約で運用コストを下げられます
サポートが充実しているので手間がかからない
各大手電話会社の再販売回線ですので、サポート体制も万全です。国内主要キャリアのすべてから認定を取得しており、品質に自信があります。
課金の単位は、導入前に料金シミュレーションを行いコスト削減をご確認いただいたうえでご契約いただきます。
導入前に無料で動作のテスト用回線をお試しいただけます。また、当社がキャリアへの対応を行うためお客様ご自身でのご要望ご相談対応の心配はございません
T-MacssとT-MacssLINEの両方を使うことのメリット
T-MacssとT-MacssLINEの両方を使うことのメリットは、システムと連携した対応が可能で、システム、機器、回線などの電話まわりすべての課題をトータルで解決できる点です。クラウドPBXシステム、機器、回線、構築から運営まで総合的なご提案をさせていただきます。
たとえば、オンプレミス（お客様宅内に電話回線を引き込み）やクラウド（データセンター経由で発着信）にも対応しております。
※さらに詳しいT-Macss、T-MacssLINE資料請求は下記のサイトからお申し込みください。
