人材採用の窓口である人材採用用のコールセンターは、採用業務において重要な役割を担っています。
しかしながら、大量の採用候補者からの問い合わせや、採用の進捗によってさまざまな対応が必要なため、運営にはいくつかの悩みがあるのではないでしょうか。
そこで今回は、人材採用のコールセンター業務を効率よく運営するコツから、解決策として注目されているクラウド型コールセンター/CTIシステムを紹介します。
人材採用コールセンターが抱える悩みや課題とは？
人材採用コールセンターが抱える悩みや課題としては、一般的に下記の内容がよく聞かれます。
・応募や問い合わせには適切にすばやく対応する必要があるから、誰からのどのような内容かすぐにわかるようにしたい
・電話とパソコン両方を立ち上げることなく、パソコンだけを操作して情報を一元管理したい
・電話番号のかけ間違いやかける手間を防ぐために、応募者名をクリックするだけで電話を発信できるようにしたい
人材採用コールセンター業務を効率よく運営するには？
第一に現在の自社の人材採用コールセンターの現状を調査し内容を把握・分析する必要があります。問題点や課題は、それぞれの企業によって異なりますので、一般的な悩みを参考にしながら、自社の現状に基づく把握が重要です。
問題点や課題が把握出来たら、重要度や解決可能であるかという点などをふまえ解決策を検討します。
解決策の実行として考えられるのが業務フローの改善です。人材採用コールセンターの業務の棚卸をおこない、問題点や課題を解決していきます。
解決策の実行は、マニュアル化やメンバーの教育などを実施し、業務フローの改善を実現することが前提となりますが、近年注目されているのが、業務のシステム化です。
クラウドやITの劇的な進化によって、システムを活用した高品質な業務改善が簡単に導入できるようになり、業務を効率よく運営するために有効な解決策になっています。
クラウド型人材採用コールセンターを使って業務のシステム化をおこなった場合は、面倒な工事や設備の導入は一切不要で、インターネットとPCだけで利用することができるため、オフィスにPBX（交換機）等の機器は設備不要です。
機能の全てはクラウド上のデータセンターのサーバからインターネット網を通じて提供されます。
人材採用業務をお助けするT-Macss for bizplaの便利な機能とは？
人材採用コールセンター業務を効率よく運営するためのシステム導入のひとつの提案が、株式会社フューチャートが運営する人材採用向けクラウド型コールセンター/CTIシステム「T-Macss for bizpla」です。
T-Macss for bizplaは、クラウド上のシステムで、採用候補者と企業の橋渡しとなり、企業の担当者がおこなっていた人材採用に関わる手間のかかるさまざまな対応すべてをサポートします。
さらに、システムの利点である、大量な情報を正確にキャッチしデータとして保管します。企業担当者は、欲しい情報をすぐに手に入れることができ、進捗管理や採用データの分析も簡単にできます。ここでは、人材採用業務をお助けするT-Macss for bizplaの便利な機能について紹介しましょう。
■一元管理、ポップアップ
・電話とATS（採用管理システム）を別々に操作することなく、bizpla採用管理だけで一元操作が可能です。
・発信者番号や掛け先番号により当該顧客情報をポップアップ表示します。ポップアップは管理画面で制御可能です。
■多彩な電話番号設定が可能
案件や掲載媒体毎に電話番号の変更が可能です。（※オプション機能です。）
■click to call
応募者名をクリックするだけで電話を発信します。
■スケジュール管理
電話を掛ける日程や担当者を簡単に管理できます。
■SMSやメールの送信が簡単
確実に届き開封率の高いSMSやメールの送信が簡単に行えます。
※クラウド型コールセンター/CTIシステム「T-Macss for bizpla」については下記サイトからお問い合わせください。
T-Macss for bizplaの多彩なコールセンター機能とは？
T-Macss for bizplaは、ACDやキューイングといったコールセンターに必要な機能を豊富に備えています。オプションや付加機能も豊富に準備しており、自社の規模と問題点や課題に合わせた解決策としてコールセンターを構築できます。
■ACD（振り分け）
オペレーターへの振り分け方法を複数用意しています。
■IVR（自動音声応答）
問い合わせ内容に応じて着信先を振り分けできます。
■キューイング（待ち呼）
電話の接続待ち呼の管理。オリジナルガイダンスも設定可能です。
■全通話録音
通話を全て録音し、管理画面から再生・削除が可能です。（※オプション機能です。）
■モニタリング・応答時アナウンスその他の機能
・管理者がオペレーターの通話を確認・アドバイスが可能です。
・ 顧客との通話開始前にガイダンスを再生できます。
■その他の機能
通話機能：内線発信 ／ 外線発着信 ／ 着信スケジュール設定 ／ 発信者番号通知 ／ 着信音鳴り分け ※電話機依存 ／ ダイヤルイン ／ グループ着信 ／ 発信チャネル指定 ／ 障害時自動発信チャネル変更 ／ 短縮発信 ／ 非通知認定
保留・転送機能：自己保留 ／ コールパーク ／ アテンド転送 ／ ブラインド転送 ／ 転送中止 ／ 不在転送 ／ 話中転送 ／ 不応答転送 ／ 外線転送 ／ ボイスメール転送
付加機能：マルチテナント ／ リアルタイム設定 ／ 通話履歴 ／ 電話録音 ／ ガイダンス再生 ／ コールピックアップ ／ ボイスメール録音 ／ ボイスメール管理 ／ モニタリング ／ ウィスパリング ／ 三者通話 ／電話会議 ／ 構内放送（一斉同報）
オプション機能：IVR ／ 外線発信規制 ／ ACD
※クラウド型コールセンター/CTIシステム「T-Macss for bizpla」については下記サイトからお問い合わせください。
クラウド型コールセンターシステム導入のメリット
クラウド型コールセンターシステムは、従来コールセンターに必要だったPBXを用意する必要がないので、導入のハードルが非常に低いです。
導入が早くて簡単、必要な分だけ使える、低コストなどクラウドならではのメリットがあります。
クラウド型コールセンターシステム導入のメリットは下記の内容などがあります。
・クラウド上で運用するため導入に時間がかからず簡単にできる点
・人材採用の窓口業務専門に設計されているため便利な機能が充実している点
・必要な分だけ使用できるので低コストで運用できる点
たとえば、今回紹介した「T-Macss for bizpla」は、クラウド型コールセンターシステムですので、簡単でスピーディーに導入が可能です。
また人材採用専用に設計されており採用管理システム業界で最高レベルの機能を持つATS「ビズプラ採用管理」の人材管理機能と顧客データベースをオペレーター様が簡単な操作で利用できるコールセンターシステムで、電話を掛けてきた人の顧客情報をパソコン上にポップアップで表示する、応募者名をクリックするだけで電話発信するなどの人材採用業務に最適化された便利な機能が充実しています。
さらに、コスト面においても、インターネット回線とPCのみで運用を開始できるためコールセンター導入の際にかかる設備・工事費用や運用コストを大幅に抑えることができ、必要なリソースが増加した時には必要な分だけ1席からの追加が可能なため無駄な費用が発生しません。
T-Macss for bizplaを導入することで効率良くコールセンター業務を行うことができ、きめ細やかでスムースな顧客対応が実現します。
※クラウド型コールセンター/CTIシステム「T-Macss for bizpla」については下記サイトからお問い合わせください。
